Excel is net een accuboormachine. Een accuboormachine is goedkoop, makkelijk te gebruiken en je koopt het bij iedere bouwmarkt. Zo heb je geen bouwvakker nodig om een schilderij op te hangen. Maar er zijn klussen waarbij accuboormachines niet het ideale middel zijn. Ze zijn misschien prima voor het assembleren van een tuinhuisje, maar als je een woonhuis gaat bouwen heb je waarschijnlijk ander gereedschap nodig.
In mijn carrière als Dynamics NAV consultant ben ik veel bedrijven tegen te komen die hun administratie geheel of gedeeltelijk in Excel voeren. Ze zijn jaren geleden in Excel begonnen en zien de noodzaak eigenlijk niet in om er van af te stappen. Meetstal zijn de Excelsheets gegroeid tot enorme bestanden met tientallen werkbladen. Maar Excel biedt alle vrijheid en controle. Waarom zouden we overstappen naar ERP? Hierbij twaalf redenen om over te stappen van administratie in Excel naar ERP in de cloud.
En trouwens: de meeste van deze redenen gelden ook voor specifiek gebouwde applicaties in bijvoorbeeld Access of Lotus Notes.
1. Delen
In je eentje in Excel werken is makkelijk. Maar ondanks de sprongen in techniek, zoals Microsoft Office 365, blijft Excel niet echt geschikt om met meerdere mensen te werken. Er ontstaat vaak snel meerdere versies van de waarheid.
2. Rechten
Een Excelsheet is te beveiligen. Je kan gegevens afschermen met een wachtwoord. Maar al heel snel loop je tegen grenzen op als je uitgebreider rechtenbeheer nodig hebt.
3. Tijd
Een Excelsheet bijhouden is veel werk. Uitbreidingen, nieuwe rapportages en het inkloppen van cijfers (vaak in meerdere werkbladen) is tijdrovend.
4. Beheersing
Hoe meer functies je wil, hoe meer koppelingen en formules je nodig hebt. Vaak wordt het een complex en onoverzichtelijk geheel, wat leidt tot foutgevoeligheid en nog meer verloren tijd.
5. Controle
In een ERP systeem zitten al bepaalde berekeningen en controles, waar de boekouder of accountant op kan rekenen. Bij het boeken van een factuur wordt altijd BTW geboekt. Factuurnummers zijn zonder onderbreking oplopend. Dergelijke functies en controles kan je wel in Excel bouwen, maar de accountant weet niet zeker of dit waterdicht is.
6. Backup
Zeker als je je Excel met meerdere mensen deelt en bewerkt, is een degelijke backup strategie noodzakelijk. Die moet je in Excel zelf opzetten en verzorgen.
7. Documenten
Soms worden er zelfs facturen automatisch gegenereerd vanuit Excel, met zeer creatieve macro’s en koppelingen. Maar in een ERP zitten tientallen rapporten en documenten standaard ingebouwd.
8. Vakantie
Daarmee bedoel ik niet dat je de vakantiedagen van je werknemers beter in een ERP kan bijhouden (hoewel dit natuurlijk wel zo is). De administraties in Excel hebben de neiging om steeds uitgebreider en complexer te worden. Ga je een keer wat langer op vakantie, dan kost het veel tijd om je vervanger uit te leggen hoe alles in elkaar zit. Meestal wordt het toch de laptop meenemen naar de camping.
9. Overtypen
Aan Excel alleen heb je meestal niet genoeg. De ‘echte’ financiële administratie wordt daarnaast gedaan in een pakket als Snelstart of Exact online. Dit leidt tot extra werk, en meer kans op fouten. Waarom niet alles in één systeem?
10. Groei
Meestal groeit de tijd die je kwijt bent met de administratie in Excel meer dan evenredig met de groei van je onderneming. Meer functies toevoegen leiden tot een grotere complexiteit, en meer data leidt tot Excel sheets van honderden megabytes, die daardoor ook steeds trager wordt. ERP is schaalbaar tot miljoenen records zonder dat dit vertraging oplevert.
11. Kosten
Redenen 1 t/m 10 leiden allemaal tot meer frustraties, extra tijd en fouten in de administratie. En dat vertaalt zich in hogere kosten. De kosten van ERP in abonnementsmodel worden steeds lager, en het risico van instappen is miniem. Dus neem vandaag nog contact op met ons om te kijken hoe wij je kunnen helpen om van Excel over te stappen naar Dynamics NAV in de cloud.