In de ruim 15 jaar dat ik ERP consultant ben, heb ik een trend ondenkt in wat managers en ondernemers over het hoofd zien wanneer ze een ERP systeem overwegen aan te schaffen. Hoewel de meeste voor de hand liggen, is het verbazend hoeveel bedrijven deze basisregels negeren: schaalbaarheid en flexibiliteit, TCO, luchtkastelen and en het behoud van vrijheid.

1. Houd rekening met de toekomst

Als je een ERP systeem koopt, doe je dat niet alleen voor dit jaar. Je doet het voor minstens de komende jaren. Dus denk niet alleen aan de processen vandaag, maar ook aan je groeiambities en uitbreidingsplannen. Vraag je dus af: kan je systeem je "best case scenario" voor de komende jaren aan? En is het aanpasbaar, als je gedwongen bent om je bedrijf aan te passen aan veranderende omstandigheden?

2. Houd rekening met alle kosten

Een andere open deur die vaak toch over het hoofd wordt gezien. Veel ondernemers zien de kosten van de invoering van een ERP systeem als de kosten van consultancy, installatie, training en licenties. Deze staan vaak duidelijk op de offerte van de ERP leverancier.  Maar veel van de kosten kunnen onduidelijk of verborgen zijn. Sommige van die kosten zijn makkelijk te vinden met wat graaf- en rekenwerk: de kosten van het draaiende houden van de servers en de kosten van updates bijvoorbeeld. Andere zijn vager, zoals de kosten aan tijd die je medewerkers nodig hebben voor de inrichting, het ontwikkelen van nieuwe bedrijfsprocessen en wennen aan het systeem. Een brainstorm sessie kan nuttig zijn om al deze potentiele kosten bovenwater te krijgen.

3. Probeer niet alles in een keer te automatiseren

Ondernemers en managers denken vaak dat de aanschaf van een nieuw ERP systeem de kans is om hun droomsysteem te bouwen. Dit is meestal een systeem waarbij elk process geautomatiseerd is, tot en met het laatste kwartaalrapport en die laatste rare interface. Meestal bregen de kostenramingen voor zo'n systeem ze weer terug op aarde. Maar voor het geval dat de leverancier gouden bergen belooft voor een appel en een ei: neem een moment om te bedenken wat je verliest als je zo aan het over-automatiseren bent. De flexibiliteit die je verliest door je processen in beton te gieten en de upgrade-nachtmerrie die je creeert zouden reden genoeg moeten zijn om het zoveel mogelijk bij standaardsoftware te houden.

4. Hou je vrijheid

Veel ERP leverancier willen een "lock-in" creeeren. Ze weten dat als je hun systeem invoert, je van hen afhankelijk wordt. Daarom is hun initiele offerte vaak redelijk en betaalbaar. Maar ben je langs de "point of no return", dan steken ineens extra kosten de kop op die handig verborgen waren in de kleine lettertjes. Om deze macht die de leverancier over je bedrijf heeft zo laag beperkt mogelijk te houden, vraag je eens af (en vraag het aan de leverancier) wat de mogelijkheid is om over te stappen of bij te sturen, tijdens de invoering van het systeem, maar ook daarna. Probeer langetermijn contracten te vermijden.